Leder på kundesenteret hos Fotoknudsen har sendt oss en liten oppdatering om hvordan de har det, og har hatt det den siste tiden. Tusen takk, Henriette 🙂

I skrivende stund, er det akkurat to år siden Norge stengte ned.

Vi, som alle andre, har måttet omstille oss flere ganger gjennom denne tiden. Vi gikk fra en arbeidskultur hvor alle traff hverandre og jobbet fysisk fra kontoret hver dag til plutselig å måtte jobbe hjemmefra.

Heldigvis hadde vi allerede alle gode digitale løsninger på plass lenge før vi i det hele tatt kunne forestille oss at en pandemi skulle tvinge oss til å jobbe hjemmefra.

Som en del av et internasjonalt selskap (Fotoknudsen har siden 2014 hatt nederlandske eiere), hadde vi allerede gode arbeidsvaner for å kunne kommunisere digitalt, både video, men også internt chatsystem på plass.

Vi som alle andre, har hatt utfordringer når alle, eller noen jobber hjemmefra. Kunderådgiverne vet ikke alltid hva de andre kollegaene jobber med på samme måte som om når man sitter sammen på kontoret.

• Hvorfor er ikke han pålogget telefon som han sa han skulle være?
• Hva mente hun egentlig med det hun skrev der?
• Det er ingen fremgang på e-post backlogen – er det kun jeg som jobber?

Når man jobber hjemmefra, er det utrolig viktig med intern kommunikasjon – det å fortelle kollegaene dine at du er nødt til å ta en telefon, tørke opp den kaffekoppen som ble sølt ut og så videre. Derfor har vi fokusert mye på viktigheten av å gi beskjed dersom noe gjør at en ikke er tilgjengelig slik som avtalt. Fra dag en, har vi hatt uformelle morgenmøter – hver dag.

Vi sees ikke alle fysisk og da er den stunden kjempeviktig for å opprettholde et kollegialt samhold og holde på det gode arbeidsmiljøet som vi har jobbet så hardt for. I disse møtene har vi snakket om stort og smått – også jobbrelaterte ting.

I tillegg til interne team-møter, har våre nederlandske eiere arrangert flere sosiale samlinger online. Vi har hatt online pub-quiz, jule-kick off og hver måned har ledelsen en Monthly Update hvor det informeres om «rikets tilstand». På toppen av det, har Bergenskontoret allmøte med alle avdelingene. Vi har hatt påskefrokost, digital lønningspils og mye mer.

Etter pandemien har vi faktisk blitt mer sammensveiset med våre internasjonale kollegaer enn før. Dermed har det virkelig kommet noe godt ut av denne situasjonen også.

Vi ønsker alltid å bli bedre. Tilegne oss ny kunnskap, nye måter å tenke løsninger på. Under hele pandemien, har alle hatt mulighet til å være med på ulike opplæringer for å spisse kompetansen. Denne opplæringen er utarbeidet internt i teamet. I tillegg har det blitt initiert store og små prosjekter for å kunne guide og veilede kunden på en enda bedre måte enn vi gjør i dag. Et av de store prosjektene vi jobber med nå, er videofilmer på hvordan fotobokprogrammet vårt fungerer. Selv om programmet skal være intuitivt, er det noe med det å kunne visualisere det. Dette gjøres av kundekonsulentene selv. Det er de som vet best hva kunden spør om og trenger hjelp til. Fotoknudsen sitt kundeserviceteam er et lite team. Vi består i skrivende stund av åtte medarbeidere totalt – hvorav fem medarbeidere jobber fulltid og resten deltid.

Nå tester vi ut en hybrid løsning som mange andre. Det å kunne jobbe hjemmefra gir en større fleksibilitet, men verdien av det å jobbe sammen med resten av teamet fysisk, kommer man ikke unna.

Frem til sommeren tester vi ut en 60/40 ordning der vi ønsker å ha alle på kontoret minimum tre ganger i uken.

Foreløpig ser dette ut til å være en løsning mange er tilfreds med.

Henriette Solrud,
Leder for Fotoknudsen sitt kundesenter